9. Създаване и печат на цялостен документ

            1. Общи правила – и тук, както в текстообработващите програми, начинът на работа зависи изцяло от стила на потребителя и системата, която си е изградил. Все пак могат да се отделят някои основни правила за работа, като насоки към начинаещия потребител от къде и как да започне същинското използване на Excel.

• Най-добре започнете с именуване на документа!!! Не забравяйте периодично да записвате!!! Това гарантира минимален риск от изгубване на информация.
• Осмислете добре структурата на таблицата си – какво трябва да изразява тя, какви данни е необходимо да се включат и как да бъдат разположени

• Давайте ясни наименования на колони и редове – това спомага за по-добра четимост на таблицата
• Използвайте кирилица!!!
• Клетките, които съдържат формули е добре да имат различен шрифт, за да е ясно къде се въвеждат стойности и къде се изчисляват автоматично
• Където е нужно, вмъквайте коментари- улеснявате потребителя
• Форматирайте таблицата подходящо според съдържанието й
• Ако съдържа графики, преценете дали те да са на същия лист с таблицата или на отделен

• Ако са на същия поставете ги така, че да бъдат подходящо разположени спрямо таблицата, като непрекъснато се ориентирате за резултата в Print Preview.  В този режим виждаме точно вида на документа, както би излязъл на печат. С бутон Margins показваме и скриваме контурните линии, указващи мястото на полетата, като те подлежат на местене със задържан ляв бутон. Така ръчно можем да преместим таблица или графика в центъра на листа или на друго желано място

     Забележка: Ако е текуща някоя графика (маркерът е в нея, а не в съотватната й таблица) и изберем Print Preview, в предпечатен вид ще се покаже само графиката, а не и таблицата.

В Page Setup на предпечатния вид може да се избере ориентацията на листа, а в секция Margins полетата и подравняването на таблицата спрямо листа могат да се зададат конкретно.

Позволява се и (в червената елипса) хоризонтално/ вертикално центриране чрез опциите в дъното на прозореца. Header/Footer  са постоянно горно и долно заглавие, т.е. текст, излизащ на всяка страница от документа (на всеки Sheet). None на съответната секция отказва тази възможност, защото тя заема допълнително от полетата на листа и при някои таблици не е подходяща. Ако желаем все пак номерация или името на документа да стои на всеки лист (горе или долу по избор), задаваме стойност на съответното горно или долно постоянно заглавие.

            2. Задача – да решим следната задача: Петима дистрибутори разпространяват две печатни издания на цени съответно 3.56лв. и 4.68лв. Ако продадените бройки са общо до 10бр. включително, дистрибуторът взима 10% от стойността на пласираното, а ако общият брой продажби е над 10, сумата за получаване е 15% от същата стойност.

            Данните, които са ни нужни, за да структурираме решението на тази задача са:

                 A                   B                      C                                                D

            Тук условието се получава от общата сума на продадените бройки, така че двата варианта са (В2+С2)<=10 и (В2+С2)>10, като ако не е верен първият, остава да е вторият (съставяме формула само за първия дистрибутор, защото за следващите ще е аналогична и ще се копира). Освен това сумата, върху която се пресмята получаваният процент е общата стойност на продажбата. Тя се получава като съберем изкараните от първото издание и съответно от второ издание средства. А те пък се представят като бр. по единична цена. Затова общата стойност на реализираните продажби ще е (3.56*B2+4.68*C2) и върху нея ще пресмятаме съответно 10 или 15%. (Не забравяйте, че процент ОТ се изразява в математиката като УМНОЖЕНИЕ, чийто знак пък не може да се пропусне, така че трябва да се използва “10%*( ........)”).

                 A                   B                      C                                                D

            (Формулата, съставена за първия дистрибутор се копира автоматично надолу и системата я преизчислява. Не пишете всяка формула отделно! Представете си случай с 5000 дистрибутори!!!!!!!)

Забележка: Ние въвеждаме формулата в клетката, но в нея ще се показва изчислената стойност, а не текстът на if-функцията. Това важи и за всички други формули. Каква е приложената, за да се получи една или друга изчислена стойност, можем да видим като щракнем на клетката и прочетем съдържанието, отразено във формулната ивица.

            Обърнете внимание, че навсякъде се използват адресите на клетките, съдържащи дадена стойност, която ни интересува, а не да речем числото, отговарящо на номера на дистрибутора (Пр.  В2 и С2 съдържат нужните ни стойности за първи дистрибутор)!

            Това е правилно решение на задачата, но ако цената на изданията е често променяща се, тогава цитираните във формулата числа трябва ръчно да се сменят, формулата отново да се копира за всички дистрибутори и т.н. корекции, които обикновен потребител не би могъл да стори, ако ние сме му съставили подходящата таблица и сме му я предоставили само за ползване. За конкретния пример, от него се изисква всеки ден само да сменя числата на продадените бройки и да остави системата да смята. При променливи цени обаче, ние затрудняваме ползвателите на таблицата, а и себе си в общия случай на по-сложни зависимости. Как да подходим?

            Удачно решение за случаи, когато се използват някакви  цени, коефициенти и т.н., които са еднакви за цели колони или редове от таблицата, е да ги изтеглим под или в страни от нея и във формулите да включваме само адресите на клетките, които ги съдържат. При налагаща се промяна, ще я приложим само в тези 1 или 2 клетки, а системата ще вземе сама новите стойности, за да ги включи в изчисленията си. Това, демонстрирано с конкретния пример, би изглеждало така:

                 A                   B                      C                                                D

        Навсякъде, където трябва да се цитира някой от цените, ние ползваме адреса на клетката, в която е вписана цената. Така ако се наложи промяна, просто вписваме новата стойност в B7 или С7, а това ще се отрази във всички условни изчисления.

            Защо сме използвали абсолютните адреси на тези две клетки? (не В7 или С7, а $B$7 и  $C$7)

            Ако формулата за първи дистрибутор изглеждаше така:

=if((B2+С2)<=10,10%*(B7*B2+C7*C2), 15%*(B7*B2+C7*C2)),

няма да има разлика в изчислената за него стойност. Когато копираме формулата надолу и за останалите хора обаче, по силата на правилото за презичисление на формулите, съдържащи относителни адреси, В7 ще се трансформира последователно в В8, В9, В10 и В11, а С7 – в С8, С9, С10 и С11.  (Зависимостта само минава с ред надолу и всички номера се променят с 1 нагоре последователно). Тъй като клетките надолу са празни, техните стойности В8, В9, В10, В11, С8, С9, С10 и С11 автоматично се приемат за 0. От там сумите (B8*B3+C8*C3), (B9*B4+C9*C4), (B10*B5+C10*C5), (B11*B6+C11*C6) ще са 0 и всеки, изчислен върху 0 процент, е също 0. Следователно сумите за получаване на всеки дистрибутор след първия ще са равни на нула!!!!!!!

            За да гарантираме, че където и да се копира формулата, винаги умножаваме със стойностите, вписани в изнесените под таблицата конкретни две клетки, използваме абсолютно адресиране. Тогава всички пресмятания ще са коректни.

            Винаги, когато ползваме изнесени под или в страни от таблицата стойности (цени, коефициенти и т.н.), ползващи се в изчисленията на формули, които ще се копират, използваме абсолютно адресиране!

Отговорете на следните въпроси:

1. Какви основни правила при създаване на таблица трябва да спазваме?

2. Какви възможности ни предоставя Print Preview?

3. Какво означава горно/долно постоянно заглавие?

4. Защо е необходимо периодично да записваме работата си до момента?

5. Кога сме задължени да ползваме абсолютно адресиране, за да сме сигурни в правилността на изчисленията си?